会議がTeamsになってからやたらとメールがきて困る、という苦情が複数からあったのですが、そんなにか？ と思ったので確認してみました。
出席者としては、会議の参加依頼、会議の日時や参加者が変更になった時、会議が取り消された時に通知メールが届きます。
開催者としては、参加者が承諾・辞退の返信をすると、参加者の数だけ通知メールが届く可能性があります。
また、日時が変更になった場合は再度、参加者から承諾・辞退の通知メールが届きます。
もう一つ、参加者が会議予定メールを別の人に転送するとその人は会議の任意出席者となり、開催者に通知メールが届きます。
結構メール来ますね。
この図でオレンジで数字を書いているものは、設定でよしなに自動でやっておいてもらうことができます。
デフォルト設定がわからなくなってしまったのですが、すでに設定されているものもあるかもしれません。
開催者：会議出席者からの承諾・辞退の返信メールを自動振り分けする
Outlook設定 ＞ メール ＞ ルール → 条件を追加：種類 イベントの返信 、アクションは削除でも特定フォルダへ移動でもご自由に。
出席者からの承諾・辞退メールの振り分け 出席者：会議出席依頼メールに自動返信する
※デスクトップ版Outlookでしか設定できないようです。
Outlookオプション ＞ 予定表 ＞ 自動承諾または辞退 → 出席依頼の承諾と、取り消された会議の削除を自動処理する
会議出席依頼メールに自動返信する 出席者：返信した後のメールを削除する
Outlook設定 ＞ 予定表 ＞ イベントと出席依頼 → 他の人からの招待：「更新済の招待と返信を削除する」にチェック
これは逆に、意図せず設定されていて、「会議の参加依頼メールが消えてしまった」という問合せを受けることもあります。返信した会議の予定はスケジュールに入っているからもういらないよね、ということなんでしょうね。
その他、会議スケジュール時に知っておくと便利な機能
出席者を追加する（転送）
会議の出席依頼メールを別の人に転送すると、開催者でなくても他の人を会議に招待することが出来ます。
開催者にはメールが転送されたことが通知されます。
転送を禁止する
会議の開催者は、出席者が会議の出席依頼を他のユーザーに転送することを禁止することができます。
会議スケジュール時に「返信のオプション」で、「転送を許可する」のチェックを外します。
出席者のみが参加できるようにする
Teams会議のオプションで、ロビーを迂回するユーザーを「自分が招待したユーザー」にします。
あわせて、上記の「転送を禁止する」を設定しておくことで、より機密性が高くなります。
ロビーで待機している人の許可・拒否は「発表者」がすることができますので、より厳密にする場合は発表者も制限します。
会議の返信を不要にする
行事のような大勢が参加する会議で参加するかどうかを把握する必要がない場合、会議スケジュール時の「返答のオプション」で、「返答を要求する」のチェックをします。
返信が無効となり、参加者が承諾・辞退したメールは開催者は受信せず、会議の出席依頼にも記録されません。
参考：出席者が数百人の会議のスケジュール
Teamsは使いづらいと言う方もいらっしゃいますが、割と自分好みに設定できますので、いい感じに設定してよいTeamsライフをお送りいただければ幸いです。PowerAutomateと組み合わせれば、もっと自分好みにできちゃうかもしれません。
